На выставках, как правило, собирается в одном месте все лучшее, что есть в данной отрасли или профессиональной сфере, и создается впечатление, что три дня — это слишком мало для полноценной работы.

Первый день – это праздник, это открытие с красной лентой, прессой и вечерним фуршетом. Второй день – это тяжелое утро после фуршета и напряженный рабочий график. Третий день – необходимо доделать начатое, вовремя собраться и уехать. А ведь время – это деньги!

Поскольку время эффективной работы на выставке ограничено, нужно четко спланировать свою деятельность. Выставка – идеальное место для завязывания личностных, доверительных отношений с партнерами, а также место встречи с постоянными клиентами и поставщиками.

За три дня работы выставки можно отработать вложенные в выставку деньги, увеличить прибыль компании и расширить круг потенциальных клиентов. Таким образом, грамотная работа на выставке – это три дня, которые изменяют позицию компании на рынке, это минуты и часы, которые работают на ее процветание.

Тайм-менеджмент предусматривает решение нескольких важных задач.

Первая — грамотное планирование рабочего времени, например, на стенде, где время делится на запланированные встречи и случайные.

Запланированная встреча — это, как правило, беседа с уже известным клиентом. Поэтому к ней все уже должно быть готово заранее: документация, комната для переговоров, стол, видеоматериалы, диски. К назначенному времени нужно постараться освободиться от других посетителей. Если это утро, то специалисты рекомендуют подготовить чай, кофе или прохладительные напитки. Если время обеденное — можно предложить легкие закуски, соки. В конце дня это могут быть кофе и бутерброды. Все зависит от отношений с клиентом, возможностей стенда и, конечно, от предусмотренных расходов компании. Стоит помнить простой принцип: если клиенты не завтракают или не обедают с одним экспонентом, значит, они делают это с другим, то есть с его конкурентом!

Если встреча не запланирована заранее, но случайный посетитель интересен, и диалог с ним может быть результативным, лучше пообщаться сразу же, так как повторно посетитель может и не прийти. Если все сотрудники заняты, и сразу принять посетителя невозможно, имеет смысл договориться с ним и найти время для встречи позже, но крайне желательно сделать это в тот же день. В таких ситуациях важно, чтобы рядовые сотрудники знали, где можно найти кого-то из руководителей, чтобы переключить «важного гостя» на него.

Сотрудники должны знать, где что лежит, у кого что спросить, когда начинается и заканчивается выставочный день, в каких мероприятиях участвует компания, откуда можно срочно позвонить, когда и где можно перекусить.

Выставка — это несколько рабочих дней в незнакомой обстановке, то есть стресс для экспонента. Работа в таких условиях — занятие очень утомительное, и если к концу дня ощущается усталость, значит, приходилось много общаться, и выставка, скорее всего, будет успешной. Однако при такой работе необходим свежий и бодрый вид, поэтому важно хорошо выспаться, иначе посетители рано или поздно заметят усталость и раздражительность.

Обеденный перерыв лучше проводить не на стенде, а выходить в другое место и, если возможно, подышать свежим воздухом. Сотрудникам нужно заранее составить график и уходить на обед по очереди. При этом не стоит уходить с территории выставки, не предупредив руководителя о том, куда они уходят и на сколько.

Вторая задача тайм-менеджмента — рациональное распределение обязанностей между сотрудниками. Еще при подготовке к выставке следует заранее определить обязанности персонала и его расположение. Планируя стенд, нужно наметить место на нем для каждого сотрудника с учетом маршрутов движения посетителей по примыкающим к стенду проходам. Стендисты должны быть приветливы и доброжелательны, чтобы у посетителя возникло желание подойти к ним еще до того, как он увидит надпись на фризе.

Общая обязанность всех стендистов – быстро определить тип посетителя и отсеять праздно любопытствующего господина от потенциального клиента. Такой подход сэкономит время представителей компании, а значит, сэкономит и ее деньги.

Важно также грамотно работать с презентационными материалами. Если они заканчиваются, не стоит ждать того момента, когда они наконец иссякнут, потому что даже один день без раздаточных материалов — это деньги и время, потраченные впустую. Поэтому еще одна общая обязанность сотрудников стенда — вручать материалы «адресно», а не раздавать их всем подряд, и, конечно, следить за их своевременным поступлением на стенд.

Желательно, в то же время, собрать максимум информации о конкурентах, которые находятся здесь же, на этой выставке. Информация о них пригодится после выставки — это, кстати, и буклеты, и проспекты, и визитные карточки, и листовки, и другие рекламные материалы.

Третья задача тайм-менеджмента – контроль.

Специалисты по тайм-менеджменту советуют руководителям в конце дня проанализировать, как сотрудники используют свое рабочее время: что было сделано, сколько проведено переговоров, каковы результаты и т.д. Очень важно постоянно корректировать распорядок дня в соответствии с ситуацией на стенде. Кроме того, полезно продумать заранее ответы на наиболее часто задаваемые вопросы. Сотрудники должны быть готовы к ним, и желательно, чтобы всем клиентам они говорили одно и то же. При этом важно дать информацию о фирме таким образом, чтобы впечатление о ней осталось самое благоприятное.

Руководителям стоит настроить сотрудников на «командную» работу — стендисты должны быть готовы заменять друг друга, по возможности. Они должны понимать, что успех выставки во многом зависит от того, насколько согласованы их действия.

Четвертая — победа над цейтнотом.

Как правило, три дня работы выставки воспринимаются как цейтнот. Тем не менее, если спланировать и контролировать все текущие дела, то можно забыть о цейтноте. Главное — сконцентрироваться на самых важных задачах и целях. Пусть их будет не много, но они будут выполнены в срок. Пусть встреч будет не десять, а шесть, но они будут результативными. Если менеджеры компании хорошо подготовлены к работе на выставке и знакомы с правилами тайм-менеджмента, то можно смело планировать количество потенциальных клиентов с учетом рабочего времени и выставочной площади.

Итак, если следовать правилам тайм-менеджмента, то все дни работы на выставке можно провести таким образом, что каждый из них будет успешным, сотрудники будут бодрыми и активными, а результаты превзойдут ожидания. Однако успех экспонента зависит также и от своевременного заезда.

Выставка начинается за несколько дней до ее открытия. Стив Миллер (консультант по маркетингу торговых выставок) рекомендует прибыть на выставку за «пару дней до ее открытия». Во-первых, экспозиция будет готова заранее. В этом случае, у экспонента останется достаточно времени, чтобы разобраться с проблемами, возникающими в последнюю минуту. Во-вторых, можно будет провести инструктаж с менеджерами-стендистами. Закончив подготовку стенда за 24 часа до «открытия», экспонент получит возможность хорошо изучить сильные и слабые стороны других участников, скорректировать свои планы и встретить во всеоружии наступающий праздник-выставку.

Кстати, если выставка открыта с 10.00 до 18.00, то можно работать не только в это время. Встречи можно проводить и до открытия выставки – это отличное начало рабочего дня.

Исследования показали, что у экспонента есть две-три секунды на каждые три метра, которые проходит потенциальный клиент, чтобы привлечь его внимание.

Выставка — дорогое мероприятие. Она требует много сил, времени и денег, но если участник вложит их продуманно и с полной отдачей, то все три дня работы принесут отличные дивиденды.

Автор: Мария Флэтчер, «ЧипЭКСПО»
Источник: "ИнформЭКСПО"