Маркетинг и реклама
Новостной Дайджест
16+
Маркетинг и реклама: новостной Дайджест
туманно, -16
ветер СЗ 1.6 м/сек
USD66.75 
EUR75.78 

Три дня выставки. Какой день самый эффективный?

На выставках, как правило, собирается в одном месте все лучшее, что есть в данной отрасли или профессиональной сфере, и создается впечатление, что три дня — это слишком мало для полноценной работы.

Первый день – это праздник, это открытие с красной лентой, прессой и вечерним фуршетом. Второй день – это тяжелое утро после фуршета и напряженный рабочий график. Третий день – необходимо доделать начатое, вовремя собраться и уехать. А ведь время – это деньги!

Поскольку время эффективной работы на выставке ограничено, нужно четко спланировать свою деятельность. Выставка – идеальное место для завязывания личностных, доверительных отношений с партнерами, а также место встречи с постоянными клиентами и поставщиками.

За три дня работы выставки можно отработать вложенные в выставку деньги, увеличить прибыль компании и расширить круг потенциальных клиентов. Таким образом, грамотная работа на выставке – это три дня, которые изменяют позицию компании на рынке, это минуты и часы, которые работают на ее процветание.

Тайм-менеджмент - управление временем

Тайм-менеджмент предусматривает решение нескольких важных задач.

Первая — грамотное планирование рабочего времени, например, на стенде, где время делится на запланированные встречи и случайные.

Запланированная встреча — это, как правило, беседа с уже известным клиентом. Поэтому к ней все уже должно быть готово заранее: документация, комната для переговоров, стол, видеоматериалы, диски. К назначенному времени нужно постараться освободиться от других посетителей. Если это утро, то специалисты рекомендуют подготовить чай, кофе или прохладительные напитки. Если время обеденное — можно предложить легкие закуски, соки. В конце дня это могут быть кофе и бутерброды. Все зависит от отношений с клиентом, возможностей стенда и, конечно, от предусмотренных расходов компании. Стоит помнить простой принцип: если клиенты не завтракают или не обедают с одним экспонентом, значит, они делают это с другим, то есть с его конкурентом!

Если встреча не запланирована заранее, но случайный посетитель интересен, и диалог с ним может быть результативным, лучше пообщаться сразу же, так как повторно посетитель может и не прийти. Если все сотрудники заняты, и сразу принять посетителя невозможно, имеет смысл договориться с ним и найти время для встречи позже, но крайне желательно сделать это в тот же день. В таких ситуациях важно, чтобы рядовые сотрудники знали, где можно найти кого-то из руководителей, чтобы переключить «важного гостя» на него.

Сотрудники должны знать, где что лежит, у кого что спросить, когда начинается и заканчивается выставочный день, в каких мероприятиях участвует компания, откуда можно срочно позвонить, когда и где можно перекусить.

Выставка — это несколько рабочих дней в незнакомой обстановке, то есть стресс для экспонента. Работа в таких условиях — занятие очень утомительное, и если к концу дня ощущается усталость, значит, приходилось много общаться, и выставка, скорее всего, будет успешной. Однако при такой работе необходим свежий и бодрый вид, поэтому важно хорошо выспаться, иначе посетители рано или поздно заметят усталость и раздражительность.

Обеденный перерыв лучше проводить не на стенде, а выходить в другое место и, если возможно, подышать свежим воздухом. Сотрудникам нужно заранее составить график и уходить на обед по очереди. При этом не стоит уходить с территории выставки, не предупредив руководителя о том, куда они уходят и на сколько.

Вторая задача тайм-менеджмента — рациональное распределение обязанностей между сотрудниками. Еще при подготовке к выставке следует заранее определить обязанности персонала и его расположение. Планируя стенд, нужно наметить место на нем для каждого сотрудника с учетом маршрутов движения посетителей по примыкающим к стенду проходам. Стендисты должны быть приветливы и доброжелательны, чтобы у посетителя возникло желание подойти к ним еще до того, как он увидит надпись на фризе.

Общая обязанность всех стендистов – быстро определить тип посетителя и отсеять праздно любопытствующего господина от потенциального клиента. Такой подход сэкономит время представителей компании, а значит, сэкономит и ее деньги.

Важно также грамотно работать с презентационными материалами. Если они заканчиваются, не стоит ждать того момента, когда они наконец иссякнут, потому что даже один день без раздаточных материалов — это деньги и время, потраченные впустую. Поэтому еще одна общая обязанность сотрудников стенда — вручать материалы «адресно», а не раздавать их всем подряд, и, конечно, следить за их своевременным поступлением на стенд.

Желательно, в то же время, собрать максимум информации о конкурентах, которые находятся здесь же, на этой выставке. Информация о них пригодится после выставки — это, кстати, и буклеты, и проспекты, и визитные карточки, и листовки, и другие рекламные материалы.

Третья задача тайм-менеджмента – контроль.

Специалисты по тайм-менеджменту советуют руководителям в конце дня проанализировать, как сотрудники используют свое рабочее время: что было сделано, сколько проведено переговоров, каковы результаты и т.д. Очень важно постоянно корректировать распорядок дня в соответствии с ситуацией на стенде. Кроме того, полезно продумать заранее ответы на наиболее часто задаваемые вопросы. Сотрудники должны быть готовы к ним, и желательно, чтобы всем клиентам они говорили одно и то же. При этом важно дать информацию о фирме таким образом, чтобы впечатление о ней осталось самое благоприятное.

Руководителям стоит настроить сотрудников на «командную» работу — стендисты должны быть готовы заменять друг друга, по возможности. Они должны понимать, что успех выставки во многом зависит от того, насколько согласованы их действия.

Четвертая — победа над цейтнотом.

Как правило, три дня работы выставки воспринимаются как цейтнот. Тем не менее, если спланировать и контролировать все текущие дела, то можно забыть о цейтноте. Главное — сконцентрироваться на самых важных задачах и целях. Пусть их будет не много, но они будут выполнены в срок. Пусть встреч будет не десять, а шесть, но они будут результативными. Если менеджеры компании хорошо подготовлены к работе на выставке и знакомы с правилами тайм-менеджмента, то можно смело планировать количество потенциальных клиентов с учетом рабочего времени и выставочной площади.

Итак, если следовать правилам тайм-менеджмента, то все дни работы на выставке можно провести таким образом, что каждый из них будет успешным, сотрудники будут бодрыми и активными, а результаты превзойдут ожидания. Однако успех экспонента зависит также и от своевременного заезда.

Когда начинается выставка?

Выставка начинается за несколько дней до ее открытия. Стив Миллер (консультант по маркетингу торговых выставок) рекомендует прибыть на выставку за «пару дней до ее открытия». Во-первых, экспозиция будет готова заранее. В этом случае, у экспонента останется достаточно времени, чтобы разобраться с проблемами, возникающими в последнюю минуту. Во-вторых, можно будет провести инструктаж с менеджерами-стендистами. Закончив подготовку стенда за 24 часа до «открытия», экспонент получит возможность хорошо изучить сильные и слабые стороны других участников, скорректировать свои планы и встретить во всеоружии наступающий праздник-выставку.

Кстати, если выставка открыта с 10.00 до 18.00, то можно работать не только в это время. Встречи можно проводить и до открытия выставки – это отличное начало рабочего дня.

Исследования показали, что у экспонента есть две-три секунды на каждые три метра, которые проходит потенциальный клиент, чтобы привлечь его внимание.

Выставка — дорогое мероприятие. Она требует много сил, времени и денег, но если участник вложит их продуманно и с полной отдачей, то все три дня работы принесут отличные дивиденды.

Автор: Мария Флэтчер, «ЧипЭКСПО»
Источник: "ИнформЭКСПО"

ГК ТриНити
Популярные новости